Oft sind es die kleinen Dinge im Leben, die das Arbeiten immens erleichtern. Daher verraten wir in diesem Artikel beliebte Tricks & Kniffe aus den Bereichen Word, Excel & Kommunikation, mit denen man im Alltag Zeit und Nerven spart.
Kategorie Informationsmanagement & Kommunikation: Alle Informationen an einem Ort sammeln
Mails, Anrufe, Chats – die Kommunikationsmöglichkeiten sind heutzutage unendlich. Doch das ist Fluch und Segen zugleich – denn je mehr Kanäle genutzt werden, umso höher ist das Risiko, dass Informationen verloren gehen. Daher ist es wichtig, alle Informationen auf einer Plattform zu sammeln.
Vor allem virtuelle Teams profitieren hier von Organisations-Tools wie Asana, Trello, Slack, Podio und Nozbe. Sie bieten die Möglichkeit, E-Mails an die Plattform weiterzuleiten. Je nach Tool wird die E-Mail samt Anhang in eine Karte/ Aufgabe/ Chat-Nachricht umgewandelt und geht so nicht verloren. Abhängig von den Privatsphäre-Einstellung kann zudem das ganze Team auf die Infos zugreifen.
Hilfreich sind auch Customer-Relationship-Management-Tools (kurz CRM), in denen nicht nur Kundendaten, sondern auch Notizen und Anhänge gesammelt werden können. Das verringert nicht nur den Aufwand für die Suche, sondern man punktet auch beim Kunden, wenn sofort alle relevanten Informationen gefunden werden. Ein weiterer Vorteil bieten die meist integrierten Archivierungsfunktionen, um auf der rechtlich sicheren Seite zu sein und keine Aufbewahrungsfristen zu versäumen.
Kategorie Word: Zeit sparen mit der Seriendruckfunktion
Wer regelmäßig die gleichen Briefe an mehrere Empfänger senden muss, kann die Anschrift natürlich selbst hinschreiben oder mit der Funktion Seriendruck arbeiten. Hierfür werden lediglich eine Adressliste und ein vorgeschriebener Brief benötigt. Letzterer wird mit Platzhaltern, die sich in der Adressliste wiederfinden (an Stellen wie dem Adressfeld und der Anrede) gefüllt.
Beim Drucken füllt Word automatisch die Platzhalter mit den Informationen der Briefempfänger. So können Sie sogar mehrere Tausend Briefe wie von Zauberhand in wenigen Minuten fertigstellen.
Zusatztipp: Der Seriendruck kann auch für den Typ „E-Mail“ oder „Etiketten“ verwendet werden.
Kategorie Word: Mails direkt aus Word versenden
Viele Computernutzer speichern Word-Dokumente erst ab, um sie dann in Outlook anzuhängen. Dabei gibt es hierfür zwei deutlich schnellere Wege:
- Soll die Word-Datei als Anhang versandt werden, kann man auf Datei -> Freigeben -> E-Mail klicken und das Dokument von dort aus entweder als Word-Datei oder PDF direkt an eine neue E-Mail anhängen. Daraufhin öffnet sich ein Outlook-Fenster, das wie gewohnt genutzt werden kann.
- Soll der Text der Word-Datei als E-Mail versandt werden, kann man auch direkt Mails aus Word versenden. Hierfür muss zunächst das Menüband oder die Symbolleiste für den Schnellzugriff angepasst und der Button „An E-Mail-Empfänger senden“ aktiviert werden. Nun kann der Text des Dokuments direkt per Klick auf das Icon an jemanden versandt werden. Ist Outlook im Hintergrund geöffnet, wird die Mail direkt verschickt. Ansonsten landet die Mail im Postausgang und kann manuell versendet werden.
Kategorie Excel: Blattschutz
Sobald mehrere Personen sich eine Excel-Tabelle teilen kommt es leider immer wieder vor, dass Zellen verändert werden, deren Inhalte eigentlich unberührt bleiben sollten. Hierfür hat Microsoft die Funktion „Blattschutz“ ins Leben gerufen, mit der bestimmte Zellen oder ein ganzes Tabellenblatt geschützt werden können.
Wenn jemand den geschützten Bereich bearbeiten möchte, ist dies entweder gar nicht möglich oder er wird aufgefordert, ein Passwort einzugeben. Doch Achtung: Als Besitzer der Datei sollte man sich das Kennwort gut merken, denn der Zugriff ist ansonsten überhaupt nicht mehr möglich.
Kategorie Excel: Sofort-Diagramme
Wer kennt es nicht: Ein Kollege oder Chef möchte bestimmte Zahlen in einem Diagramm haben – am besten gestern. Nun kann man die visuelle Darstellung, nach dem man die Tabelle markiert hat, mühsam selbst erstellen oder die Taste F11 in Excel drücken und sich automatisch das Standarddiagramm erstellen lassen.
Hinweis: Sollte nicht alles passen, können natürlich noch Einstellungen vorgenommen werden.
Apropos Tasten: Shortcodes helfen beim effizienten Arbeiten
Neben F11 gibt es noch zahlreiche andere praktische Shortcodes, die das Leben am Computer erleichtern. Zu den gängigsten Tastenkombinationen in Windows gehören:
- STRG+A – alle Elemente in einem Dokument oder Fenster markieren
- STRG+C – das ausgewählte Element kopieren
- STRG+X – das markierte Element ausschneiden
- STRG+F – die Suchfunktion öffnen
- STRG+V – das ausgewählte Element einfügen
- STRG+Y – die letzte Aktion wiederholen
- STRG+Z – die letzte Aktion rückgängig machen
- ALT+TAB – zwischen geöffneten Programmen wechseln
- STRG+D oder ENTF – das ausgewählte Element löschen und in den Papierkorb verschieben
- ESC – die aktuelle Aufgabe anhalten oder beenden
Tipp: Beim Mac OS sind die gängigen Tastenkombinationen identisch, nur das hier die Befehlstaste statt der STRG-Taste gedrückt wird.
Zusätzlich kann auch ein Shortcode-Programm wie PhraseExpress installiert werden. Darin können ganze Textpassagen hinterlegt und auf Knopfdruck in einem Dokument eingefügt werden. So spart man sich das lästige Kopieren und Tippen von Texten, die man immer wieder braucht.