In der heutigen digitalen Arbeitswelt ist die Beherrschung von Kommunikationsplattformen wie MS Teams unerlässlich. Es geht nicht nur darum, die Grundfunktionen zu nutzen, sondern auch darum, durch effektive Hacks und Kurzbefehle die tägliche Arbeit zu erleichtern und die Produktivität zu steigern. Dieser Artikel enthüllt Tipps und Tricks, die jedem Teams-Nutzer helfen, schneller und smarter zu arbeiten.
Video-Meeting, Bild: HtcHnm/Pixabay
Externe Nutzer geschickt einbinden
Bei der Arbeit mit MS Teams stößt man oft auf die Notwendigkeit, die Kommunikationslinien über die Grenzen der eigenen Organisation hinaus zu erweitern. Eine effektive Möglichkeit, dieses Hindernis zu überwinden, besteht darin, externe Kontakte geschickt zu integrieren. Die Prozedur, um bei Teams externe Kontakte hinzufügen zu können, ist überraschend unkompliziert und eröffnet neue Horizonte der Zusammenarbeit. Zunächst gilt es, im Adressbuch nach dem gewünschten Kontakt zu suchen. Hat man diesen gefunden, lässt sich der Kontakt ganz einfach zu einem Team oder Kanal hinzufügen, welches für das entsprechende Projekt oder die Diskussion eingerichtet wurde.
Diese Integration schafft eine Brücke zwischen verschiedenen Organisationen und erleichtert den Informationsaustausch sowie die Kooperation. Durch das Einbinden externer Kontakte in Teams wird sichergestellt, dass wertvolle Einsichten und Beiträge außerhalb der eigenen Organisation nicht verloren gehen. Egal, ob es sich um Partner, Kunden oder Freelancer handelt – die nahtlose Integration fördert eine effiziente und inklusive Arbeitsumgebung.
Ein weiterer Vorteil dieses Ansatzes ist die Möglichkeit, alle relevanten Informationen und Dateien an einem zentralen Ort zu speichern. Dadurch wird der Zeitaufwand für die Suche nach E-Mails oder Dokumenten in verschiedenen Systemen erheblich reduziert.
Kurzbefehle nutzen: Der Turbo für den Alltag
In der Welt von MS Teams verwandeln Kurzbefehle den Umgang mit der Plattform in eine schnelle und flüssige Erfahrung. Das Erlernen dieser Tastenkombinationen eröffnet einen direkten Zugang zu den wichtigsten Funktionen, ohne durch Menüs navigieren zu müssen. Ein gutes Beispiel hierfür ist „Ctrl + N“, ein Lifesaver für diejenigen, die schnell eine neue Unterhaltung starten möchten. Statt durch mehrere Klicks zu gehen, bringt dieser Kurzbefehl den Nutzer direkt zum gewünschten Dialogfenster.
Beschleunigung der Navigation
Ein weiterer nützlicher Kurzbefehl ist „Ctrl + G“, der als schneller Wegweiser dient, um gezielt zu Teams oder Kanälen zu springen. Diese Art von Effizienz ist besonders in Momenten von Bedeutung, in denen jede Sekunde zählt, wie bei einem anstehenden Meeting oder einer dringenden Nachricht. Die Nutzung solcher Shortcuts ermöglicht es, die Handhabung von Teams auf ein neues Level zu heben, wodurch mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben bleibt.
Diese Kurzbefehle sind nur die Spitze des Eisbergs. MS Teams bietet eine Vielzahl an Tastenkombinationen, die von der Suche nach bestimmten Inhalten bis hin zum schnellen Wechsel zwischen laufenden Anrufen und Chats reichen. Indem diese Shortcuts in den täglichen Ablauf integriert werden, verändert sich die Arbeitsweise grundlegend. Man wird nicht nur effizienter, sondern auch wesentlich effektiver in der digitalen Kommunikation und Zusammenarbeit.
Meetings effizienter gestalten
Die Organisation und Durchführung von Meetings in MS Teams kann durch den Einsatz spezifischer Funktionen deutlich optimiert werden. Das Teilen von Tagesordnungspunkten im Vorfeld in einem dedizierten Kanal ermöglicht es jedem Teilnehmer, sich angemessen auf das bevorstehende Treffen vorzubereiten. Diese Vorgehensweise fördert eine strukturierte Diskussion und stellt sicher, dass alle wesentlichen Punkte abgedeckt werden.
Aufzeichnen für die Nachwelt
Ein weiteres starkes Werkzeug in Teams ist die Aufzeichnungsfunktion. Durch das Festhalten der Diskussion in Videoform können wichtige Momente und Entscheidungen dokumentiert werden. Dies erweist sich als besonders nützlich für diejenigen, die nicht teilnehmen konnten oder bestimmte Abschnitte des Meetings erneut durchgehen möchten. Die Möglichkeit, auf die Aufzeichnung zurückzugreifen, verstärkt das gemeinsame Verständnis und erleichtert die Nachverfolgung von Aufgaben.
Klarheit und Kontinuität
Durch die Anwendung dieser Methoden wird nicht nur die Effizienz jedes einzelnen Meetings gesteigert, sondern auch ein konsistenter Informationsfluss innerhalb des Teams gewährleistet. Es entsteht eine Kultur der Offenheit und Transparenz, in der Informationen frei zugänglich sind und Missverständnisse vermieden werden.