Eine wesentliche Neuerung hat sich für Gewerbetreibende zum 1. Januar ergeben. Der Grund: Seitdem sind jene Unternehmer, die eine Registrierkasse verwenden, dazu verpflichtet, ein Kassensystem zu verwenden, welches den Vorgaben der GoBD entspricht. Das bedeutet: Die Systeme müssen unter anderem dafür geeignet sein, die Daten digital manipulationssicher zu speichern. Auch Belege und sonstige Aufzeichnungen müssen seither in einer vorgegebenen Form aufbewahrt werden.
Wer ist von der Regelung betroffen?
Grundsätzlich ist von dieser Regelung jeder Gewerbetreibende betroffen, der eine PC-Kasse oder eine elektronische Registrierkasse verwendet und Bücher führt. Allerdings gibt es keine generelle Pflicht, eine Registrierkasse zu verwenden. Die Gewerbetreibenden können also nach wie vor stattdessen eine offene Ladenkasse führen, wie sie etwa auf Marktständen üblich ist. Diese Variante lohnt sich für Einzelhändler aber eher nicht, weil sie dazu verpflichtet sind, die Einnahmen und Ausgaben aus der Kasse täglich aufzuzeichnen, was auf elektronischem Weg einfacher ist.
Bei Registrierkassen müssen ferner alle Daten inklusive der Rechnungen komplett aufbewahrt werden und dürfen nachträglich nicht mehr verändert werden. Jedoch bietet diese Regelung den Händlern auch Vorteile. Denn sie dürfen lediglich noch Kassen verwenden, die auch dazu in der Lage sind, sämtliche Unterlagen, die für die Buchhaltung wichtig sind, digital zu erstellen. Darüber hinaus gelten ab dem 1. Januar 2020 weitere neue Regelungen wie etwa die Pflicht zur Ausgabe von Belegen, sofern eine elektronische Kasse genutzt wird.
Das Kassensystem: eine Erleichterung im Alltag
Hektik ist im Einzelhandel zu bestimmten Zeiten, etwa beim samstäglichen Einkauf vieler Familien Alltag, trotzdem sollen die Kunden ein möglichst unbeschwertes und stressfreies Einkaufserlebnis genießen. Das Kassensystem Einzelhandel soll den Händler und seine Mitarbeiter also in erster Linie im Alltag unterstützen, weil es den Kassiervorgang erheblich beschleunigt. Das trägt auch dazu bei, dass allzu lange Schlangen vor den Kassen vermieden werden, was nur zusätzlichen Stress für die Mitarbeiter bedeutet und die Kunden nervt.
Weil die Händler oft nicht nur Bargeld, sondern auch die Zahlung per EC-Karte oder Kreditkarte akzeptiert, sind die entsprechenden Kassensysteme natürlich auch darauf ausgelegt, alle gängigen Zahlungsmethoden zu akzeptieren. Die Lösung von Hellocash kann aber noch sehr viel mehr. So ist das System auch in der Lage dazu, den Lagerbestand zu erfassen und eine Meldung zu machen, sobald ein bestimmtes Produkt nachbestellt werden muss. Ferner übernimmt es auch das Zeitmanagement der Mitarbeiter und erfasst deren Urlaubsanträge. Diese Softwarelösung ist also dafür gemacht, dem Händler so viel unnötige und zeitaufwendige Arbeit wie nur irgend möglich abzunehmen.